服务程序
服务程序机制
      机构制定了一套使用于服务对象的服务程序的机制,通过接案记录表、服务使用者基本资料表、服务对象行为量表评估、社工建议及行动、督导批复的程序,与案主签订《接受服务同意书》、与案主建立专业关系、制定服务目标等程序开展服务, 并服务过程进行记录,为每位服务对象建立一套准确的服务资料档案,以方便开展评估和反思工作。
保密机制
        机构制定了严格的《社工保密原则》和《服务档案管理制度》,对服务对象的资料进行妥善的保存、并严格保密,确保服务对象的隐私权利免受侵犯。
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社工保密原则
(1)向服务对象说明社会工作的保密原则及保密例外。
(2)社会工作中有关个案的所有资料,均属保密范围。严格实行专人保管,不得外泄。
(3)在咨询过程中,如有必要进行录音、录像,须事先告知求助者,并征得其同意。
(4)如因教学、科研、写作等工作须使用案例资料时,须隐去那些有可能辨认出求助者的相关信息。
(5)发现服务对象有危害自身和他人及社会的可能性时,须进行危机介入,并通知相关部门及其家属,但应将有关保密信息的暴露程度限制在最低范围之内。
(6)当社工在接受卫生、司法或公安机关询问时,须做真实的陈述或报告。

 
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服务档案管理制度
        为了使服务档案能更好地储存管理,对机构工作人员在工作过程中形成的文件、服务对象档案材料按照规定及时立卷、归档,据档案管理的有关规定和要求,结合本机构的实际情况,制定本制度。
一、档案管理员职责
(1)统一收集、整理、保管机构各部门已办理完成的文件、协议等档案材料。
(2)提供档案材料为本机构开展各项工作提供依据。
(3)协助各部收集和整理需归档的文件等档案材料,及时办理各部门交来归档的档案材料,并开据档案材料移交收据。
(4)编制各种查找工具及汇编材料,以便提供利用。
(5)做好库房管理工作,确保档案的安全、完整。应对接收、保管、借阅、鉴定、销毁的档案及时进行登记,以便掌握情况,改进工作。
二、档案管理         
(1)专人负责档案管理工作,分类存放保管。每季度清理一次文件,年终进行分类立卷归档。在立卷前,应对文件进行核对清理,每年的文件归档工作应在下一年度六月底前完成。
(2)机构领导、各部门应在办理完成每一项工作后,及时将完成工作事项的协议、文件等完整材料送交档案室归档,并由档案管理人员开据移交档案收据。
(3)文件协议等档案材料在接收后应及时进行登记、归类、编号、整理装订。
(4)档案材料的整理分类,应根据本单位的实际情况编制分类表。
(5)档案管理要有专用库房,建立健全“五防”制度和措施。每年定期检查档案的保管情况,对于破损或变质的档案材料要及时进行修补或复印。
(6)对于已失效的个案服务档案要每2年进行一次销毁。销毁档案材料前要经过认真鉴定,确定要销毁的档案材料列册登记,送领导审批后才能销毁。
(7)建立健全档案的借阅制度。
三、档案室管理
(1)档案室为机要重地,必须确保安全、保密,并由专人负责管理,非档案管理工作人员未经批准,一律不准进入档案保密室。
(2)档案库房要有一定面积及空间,要设置空调机、灭火装置、档案柜等设备。
(3)档案材料要存放在专用文件柜内,文件柜排列通道有1米距离,排列要整齐、美观,保持库房内空气流通。
(4)档案库房要求及安全措施:防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防晒等;定期检查,确保安全。
(5)档案库房应一年进行一次全面检查或不定期的重点抽查,出现盗窃、遗失、泄密或损毁等情况,应立即追查,并及时呈报领导处理。
(6)档案管理人员调离时,应按册清点移交档案材料,并要有监交人参加和办理接交手续;接交人,如对接交的档案材料产生怀疑时,应报有关领导进行处理。
(7)档案室工作人员要忠于职守,遵守纪律,严守秘密,主动、准确、迅速地为使用者提供档案材料。
四、档案借阅
(1)档案是机构的宝贵财富,借阅者应予爱护,并对所借阅的档案材料的安全、保密和完整负责。不得随意损坏、涂改、沾污、标记、拆散、抽页、转借,更不得丢失,否则追究当事人的责任。
(2)档案主要提供给本机构各部门有关人员查阅用,借用档案材料原件的,应经主管领导批准并办理审批手续。
(3)外来单位需查阅本机构档案材料,要经本机构领导批准后,方可以查阅,但不准将档案材料带离档案室。
(4)案卷不能借出,只供在档案室阅览,未立卷的档案材料可办理借出。
(5)档案材料借出期限不能超过两个星期,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。
(6)外单位摘抄卷内档案材料,应经机构领导同意,对摘抄的材料进行审核才能带出。
(7)借阅档案材料,一律要履行档案登记手续,办理借用、查阅档案材料审批表,并留档案室存档。
(8)借阅的档案材料用后应及时归还。归还时由档案管理人员当面检查,并在档案登记本和借用、查阅档案材料审批表登记归还时间和归还的档案材料状况。
(9)借阅的档案材料,未经有关领导同意,任何人不得擅自摄制、翻印和公布档案材料内容。
(10)遗失档案材料,要及时报告,并追究当事人的责任。
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二00九年一月

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